بطاقة الفرص

تُعد بطاقة الفرص "أداةً لضمان التوافق الاستراتيجي" تستخدم في المراحل الأولى من المشروع.

النطاق والتفاصيل

تُعد بطاقة الفرص أداةً لضمان التوافق الاستراتيجي تستخدم في المراحل الأولى من المشروع لمساعدة الفرق على تحديد مجالات التحسين والابتكار وترتيب أولوياتها قبل الانتقال إلى توليد الحلول التفصيلية. وتعمل هذه الأداة على سد الفجوة بين سؤال "ما الذي يحتاجه المتعامل؟" (المعلومات القائمة) وسؤال "ما هي أهداف الجهة الحكومية؟" (الاستراتيجية). ومن خلال ربط القيمة التي يحققها المتعامل بمؤشرات أداء الجهة ضمن صفحة واحدة، تساعد هذه البطاقة فرق العمل على التحقق من جدوى الفرصة المطروحة وضمان أن أي حل مستقبلي سيحقق قيمة مزدوجة للمتعامل والجهة الحكومية على حد سواء، ما يوفر وضوحاً وتوافقاً منذ البداية.

المدة المقترحة

من 15 إلى 30 دقيقة للتحضير (المسؤولون عن المنتج)، من 15 إلى 30 دقيقة إضافية لتوحيد أهداف الفريق.

مستوى الصعوبة

من المتوسط إلى المتقدم

مرحلة التصميم

التعريف وصياغة الاستراتيجية

المتطلبات المسبقة

معلومات المتعاملين والتوجهات الاستراتيجية

المواد اللازمة

نموذج بطاقة الفرص وأفكار ونتائج الأبحاث والأهداف الاستراتيجية الحكومية

المشاركون

فريق متعدد التخصصات (من مصممي الخدمات والمسؤولين عن المنتجات ومحللي أداء الجهات وممثلي القيادة)

طريقة الاستخدام

  1. تحديد الرؤية

    اكتب جملة واحدة تصف الوضع المستقبلي الذي يسعى الفريق إلى تحقيقه. ما هو الهدف النهائي الذي نريد الوصول إليه؟

  2. تحديد الفرصة التنظيمية/الاستراتيجية

    صف الفجوة الاستراتيجية أو الهدف الذي تسعى الجهة إلى تحقيقه. ما هي المشكلة التي تعمل الحكومة على حلها؟ (مثل: ارتفاع التكاليف أو عدم الامتثال أو بطء إجراءات معالجة الطلبات).

  3. تحديد الفائدة للمتعامل

    وضّح القيمة التي سيحصل عليها المتعامل. ما هو المطلب أو التحدي الذي نعالجه؟ (مثل: توفير الوقت أو تقليل التوتر أو تعزيز سهولة الوصول).

  4. ربط مقاييس الأداء التنظيمية

    أدرج مقاييس محددة تُظهر نجاح الجهة (مثل: نسبة تقليص الأعمال اليدوية ووفورات الميزانية).

  5. تحديد مقاييس استفادة المتعامل

    أدرج مؤشرات تثبت القيمة المحققة للمتعامل (مثل: مستوى الرضا وتقييم سهولة الاستخدام).

  6. مواءمة الأهداف وتحديد الأولويات

    استخدم بطاقة الفرصة المكتملة للحصول على موافقة القيادة وأصحاب القرار قبل البدء في أعمال التصميم.

التحسينات عبر الذكاء الاصطناعي
  • توليد مقاييس الأداء: أدخل الهدف الاستراتيجي إلى أداة الذكاء الاصطناعي (مثل: نحتاج إلى خفض التكاليف التشغيلية لمعالجة الإقامة) واطلب: "اقترح 3 مقاييس أداء كمية و3 مقاييس لاستفادة المتعامل من أجل قياس النجاح في هذا الهدف".

  • تحسين صياغة الفرصة: قدم مسودة صياغة الفرصة التنظيمية/الاستراتيجية واستفادة المتعامل إلى أداة الذكاء الاصطناعي واطلب: "قيّم هذه الصياغة بشكل نقدي. هل العلاقة بين الهدف التنظيمي والفائدة المقدمة للمتعامل منطقية وقوية؟".

  • تغيير المنظور: استخدم رمز الاستجابة السريعة الخاص بإعادة صياغة التحدي للمساعدة في استعراض الهدف الاستراتيجي من زوايا متعددة (منظور المتعامل مقابل منظور النظام) وتوليد مقترحات أكثر توازناً تربط بين احتياجات الجهة واحتياجات المتعامل.

نصائح

تحقيق التوازن في القيمة

تغيير المنظور: استخدم رمز الاستجابة السريعة الخاص بإعادة صياغة التحدي للمساعدة في استعراض الهدف الاستراتيجي من زوايا متعددة (منظور المتعامل مقابل منظور النظام) وتوليد مقترحات أكثر توازناً تربط بين احتياجات الجهة واحتياجات المتعامل.

الدقة في الصياغة

تجنب الأهداف الفضفاضة أو غير الواضحة مثل: "تعزيز السعادة". ولكن استخدم "تقليل زمن الانتظار بنسبة 50٪".

استخدام البطاقة كأداة تصفية

إذا كانت أمامك خمس مسارات أو اتجاهات محتملة، أنشئ خمس بطاقات فرص، حيث تسهل المقارنة بينها تحديد الفرصة التي تقدم أفضل عائد على الاستثمار.

التحقق من الافتراضات

من الأفضل استخدام بيانات حقيقية لدعم الرؤية. وإذا كان لا بد من البدء بافتراضات، فيجب توضيحها وترتيبها حسب الأولوية لإجراء مزيد من البحث والتحقق لاحقاً.

مثال

سيناريو "التجديد دون أي تدخل": تستكشف جهة حكومية سبل تحسين عملية التجديد السنوي للمزايا الاجتماعية.

  • السياق: لدى الجهة توجه استراتيجي لتقليل العبء الإداري. وتظهر الأبحاث أن المتعاملين يشعرون بالضغط والتوتر بسبب المواعيد النهائية السنوية.

  • استخدام الأداة: يستخدم الفريق بطاقة الفرص لتحديد مساحة الفرصة الاستراتيجية قبل اتخاذ قرار بشأن الحل المناسب (مثل: إنشاء موقع إلكتروني جديد مقابل الأتمتة الكاملة للعملية).

مبادئ الخدمة ذات الصلة

مبادئ خدماتنا المرتبطة ببطاقة الفرص.